Todo gestor que quer qualificar a tomada de decisão pode recorrer com segurança ao business intelligence (BI).
Esse é um conceito moderno e cada vez mais utilizado para se diferenciar da concorrência e aproximar um negócio dos objetivos traçados para ele.
Que o mercado está cada dia mais competitivo, dinâmico e complexo, não é novidade para ninguém. E aí está uma excelente razão para entender e aplicar o business intelligence.
Trata-se de processo que pode ser fundamental para ajudar a empresa a entender as nuances do mercado e se adaptar da melhor forma possível, respondendo com inteligência e agilidade aos desafios que possam surgir.
Além de permitir às organizações tomar decisões mais acertadas, o BI diminui a margem de erro e ainda pode ser um grande aliado para aumentar as chances de sucesso de uma organização.
Então, se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura, pois neste artigo explicaremos o que é o business intelligence e como ele pode ajudar a sua empresa.
O que é business intelligence e para que serve?
Traduzido como inteligência empresarial ou de negócios, o business intelligence, ou BI, é um processo para auxiliar a tomada de decisões do gestor.
Baseado na coleta de dados para serem transformados em informações e analisados para orientar as ações e as definições das empresas, o BI é um termo relativamente recente no Brasil.
Mas você deve estar se perguntando: o que ele tem de tão importante para estar tão em voga atualmente?
É claro que a coleta de informações para auxiliar a tomada de decisões não é novidade para nenhum administrador.
Há muito tempo que gestores possuem diversos meios e métodos para realizar esse processo, mas não há comparação com as ferramentas que existem hoje.
Os avanços tecnológicos têm trazido inúmeros benefícios para as empresas, mas no quesito coleta de dados, as opções estão cada dia maiores.
Além de a quantidade de dados disponíveis ser imensamente maior do que dez anos atrás.
Uma pesquisa do IDC afirma que, até 2020, serão cerca de 35 zettabytes de dados virtuais criados. E que, cerca de 75% deles serão copiados de dados originais.
É neste contexto que se insere o big data. E o BI está intimamente relacionado a ele.
Isso porque suas soluções se baseiam na coleta e análise de um grande volume de dados com o objetivo de definir estratégias de negócios.
Seu principal objetivo é tratar, por meio de ferramentas específicas, todas essas informações obtidas nesses bancos de dados para que o gestor possa realizar ações efetivas de melhorias em processos e políticas, trazendo bons resultados para a empresa.
Ao adotar o BI, a organização consegue melhorar o seu planejamento estratégico, obtém maior vantagem competitiva e, ainda, viabiliza uma gestão mais eficiente e ágil.
De onde veio o business intelligence?
O termo business intelligence foi criado na década de 1980 pelo Gartner Group, um instituto de pesquisa e análise do setor de tecnologia da informação.
Mas o conceito de BI começou a ganhar espaço em 1958, após o lançamento de um artigo do cientista da computação da IBM, Hans Peter Luhn.
Com o título “A Business Intelligence System”, o texto falava sobre um sistema automático que foi desenvolvido para disseminar informações para diversos setores de uma empresa.
Foi somente na década de 1970 que o avanço tecnológico possibilitou o surgimento de tecnologias de armazenamento e acesso de dados, os chamados DASD (Direct Access Storage Device) e SGBD (Sistema Gerenciador de Dados).
Por meio deles, as empresas começaram a perceber que utilizar essas ferramentas possibilita vantagens competitivas a elas.
Foi então que, na década de 1980, o termo business intelligence começou a realmente ser aplicado como conhecemos hoje.
Nessa época, as linguagens de programação começaram a evoluir até que, em 1993, surgiu um dos principais componentes do BI: o Data Warehouse.
Desde, então, as tecnologias foram se desenvolvendo e, na década de 2000, surgiram diversas ferramentas de BI no mercado, como Data Mart, Data Mining, OLAP, entre outras.
Ainda falaremos mais sobre elas no decorrer do artigo.
Como aplicar o business intelligence em minha empresa?
Depois de conhecer o que é o business intelligence, para que ele serve e como surgiu, chegou a hora de saber como aplicá-lo em sua empresa.
Não existe uma receita de bolo, pois cada organização possui processos únicos, que foram pensados tendo como base as experiências, a tradição e os propósitos da empresa.
Mas o primeiro passo para a implementação do BI em qualquer companhia é realizar a coleta e a organização dos dados.
Isso porque o processo de business intelligence é construído tendo como base as informações coletadas. Então, nesse momento inicial, é importante organizar esses dados para que eles façam sentido.
Em seguida, as informações coletadas de cada atividade e processo da empresa são organizadas em um banco de dados e apresentadas de uma forma mais visual e didática para que possam ser analisados.
É a partir delas que são gerados os relatórios para serem estudados e compartilhados com os responsáveis pelas áreas ou pela empresa.
Por último, com essas análises em mãos, é momento de monitorar as atividades e planejar as ações.
Tendo como base as informações obtidas, o empreendedor possui dados suficientes para tomar decisões sobre o negócio.
Ou
seja, por meio do monitoramento e das análises, é possível avaliar se as metas foram atingidas, estudar o desempenho do período e, com isso, planejar o futuro.
São inúmeras as possibilidades, pois o conceito de inteligência empresarial pode atuar em diferentes áreas da empresa, seja na criação de novos produtos, nos processos de contratação, nos planos de marketing, entre outros.
E tudo isso pode ser feito com o auxílio de ferramentas específicas de BI.
Quando devo começar a me preocupar com business intelligence?
Não existe um momento certo para começar a se preocupar com business intelligence.
Mas é importante lembrar que sempre que processamos qualquer informação em nosso cérebro, estamos criando inteligência.
Com isso, descobrimos padrões, comportamentos, identificamos tendências, encontramos oportunidades e aprendemos.
Então, ao investir em BI, uma empresa se dedica ao desenvolvimento do conhecimento interno, da aprendizagem organizacional e, consequentemente, ao crescimento do negócio.
Implementar ferramentas de business intelligence e investir no conceito em sua empresa é utilizar a tecnologia a seu favor.
Mas o que isso significa?
Apostar na inteligência de negócios para avaliar o desempenho da empresa, desenvolver a visão estratégica de forma mais ampla e, principalmente, tomar decisões com maior embasamento.
Com o BI, é possível verificar a viabilidade de um investimento que possa surgir para a empresa com maior agilidade.
Isso porque, ao ter as ferramentas certas, dá para avaliar de forma mais assertiva a sua situação financeira, a capacidade de investimento, a performance da concorrência, entre outros fatores.
Nesse cenário, as ferramentas de BI ajudam com a coleta, análise e catalogação das informações para poder analisar os dados e avaliar os cenários para tomar a sua decisão.
Por que o business intelligence é importante para minha empresa?
Como já vimos, os processos de business intelligence são grandes aliados para auxiliar a tomada de decisões nas empresas.
Mas, como o próprio nome já diz, o BI agrega inteligência à organização. Principalmente no que diz respeito à tradução de informações coletadas em respostas.
Mas a sua importância vai muito além disso.
A análise dos dados é o centro dos processos de business intelligence e, com um mercado altamente competitivo como o atual, ter informações de qualidade e mantê-las organizadas e de fácil entendimento são pontos essenciais para que a tomada de decisão seja rápida e eficaz.
O principal ponto aqui é saber identificar quais dados são realmente relevantes. É nisso que o BI se destaca.
Um de seus objetivos é facilitar a coleta e a análise das informações e, a partir delas, apresentar uma visão mais detalhada dos indicadores de desempenho da empresa.
Com isso, permite que a organização reduza não só o tempo de coleta e de análise desses dados, mas também o investimento nesse quesito.
Além de ter a chance de enviar constantemente reports sobre as áreas e os processos da empresa, o que permitirá identificar e corrigir erros, otimizar processos e, até mesmo, diminuir custos.
A empresa pode, ainda, identificar as tendências, prever mudanças e reagir a elas de forma mais rápida e eficiente.
Ou seja, o BI ajuda a atuar de forma mais estratégica, uma vez que a análise dos dados oferece insights para nortear todas as suas ações.
Em resumo, permite que a empresa realize análises preditiva e prescritiva.
Na primeira, possibilita enxergar tendências e preparar a empresa para encarar mudanças de curto, médio e longo prazos.
Já na segunda, o BI dá a oportunidade de corrigir erros e otimizar os processos.
Ferramentas para ajudar no business intelligence
Para avançarmos na aplicação do business intelligence, resta conhecer algumas de suas principais ferramentas.
Vamos lá?
Data Warehouse
São os ambientes utilizados para o armazenamento dos dados digitais.
Neles, as informações são guardadas e organizadas para que, posteriormente, sejam realizadas as análises que vão embasar as tomadas de decisão.
Data Mart
Empresas maiores podem contar com o auxílio dos data marts, que são as divisões dos repositórios de dados.
Eles podem ser utilizados de acordo com os setores, para facilitar o acesso.
Ou seja, é possível que uma empresa possua um data mart específico para vendas e outro somente para dados sobre a área de marketing.
Data Mining
Tanto os Data Warehouses e os Data Mart são depósitos que armazenam quantidades enormes de dados e informações.
Então, o processo de data mining, também chamado de mineração de dados, é utilizado para identificar padrões nos dados coletados para que eles sejam organizados de acordo com quesitos e parâmetros pré-definidos.
OLAP
O Online Analytical Processing (OLAP) é uma ferramenta que permite ao usuário realizar uma ação específica nos dados coletados, de modo que possa simular alguma situação ou obter uma resposta específica.
Microsoft Power BI
Essa ferramenta se destaca por ter a capacidade de utilizar diferentes fontes para captar dados.
Ela abrange desde as simples planilhas eletrônicas, até as redes sociais.
Além disso, permite a criação de dashboards com as informações que a empresa deseja monitorar para acompanhamento em tempo real.
Jaspersoft
O último item da lista é uma ferramenta que tem como principal objetivo a criação de relatórios visualmente atrativos.
O Jaspersoft disponibiliza esses documentos em dispositivos móveis e ainda traz gráficos e tabelas que ajudam na análise dos dados para a tomada de decisão.
Como terei certeza que o business intelligence está funcionando?
Como já vimos ao longo do artigo, a aplicação dos processos de business intelligence passa por algumas etapas.
São elas que vão dar maior segurança ao gestor quanto à correção da estratégia.
As ações compreendem:
- Coleta de dados
- Estruturação/Organização de dados
- Análise das informações
- Geração de relatórios e compartilhamento
- Acompanhamento dos resultados
Mas como ter certeza de que o investimento feito em BI está dando resultados e realmente funcionando?
É por meio da última etapa, a de acompanhamento dos resultados.
Com ela, é possível olhar para os relatórios que foram criados, ter uma visão completa da empresa, avaliar o que pode ser melhorado, o que já foi feito e, com isso, planejar os próximos passos.
Por meio do acompanhamento de tudo o que está sendo feito, o gestor pode descobrir se os objetivos iniciais com a implementação das ferramentas estão sendo cumpridos.
Além de possibilitar enxergar os gargalos, acompanhar os números, as metas e as expectativas. Alinhando todas elas com a visão e o planejamento da empresa.
Qual prazo geralmente leva para notar as melhorias?
Cada caso é único, então, não existe um prazo certo para que as melhorias da implantação de processo de business intelligence sejam notadas.
É importante saber que as soluções de BI não trazem benefícios da noite para o dia. Elas demandam um tempo maior.
Para tanto, é essencial que o projeto seja acompanhado por uma equipe técnica e especializada para poder avaliar a estrutura, a integração das ferramentas, o andamento e corrigir o que for necessário.
Os primeiros relatórios nunca serão perfeitos, pois, principalmente no início, os ajustes são essenciais.
Mas tudo depende, também, do tamanho do projeto, da estrutura focada nele e dos objetivos propostos.
Ações menores, obviamente, levam menos tempo para apresentar resultados e melhorias.
Enquanto projetos maiores, que envolvam mais processos e áreas da empresa, podem demorar mais para terem impactos positivos observados.
É seguro aplicar business intelligence em meus processos?
Sim, é seguro aplicar business intelligence e suas ferramentas nos processos.
Mas para isso, desde a implementação, é necessário contar com profissionais capacitados ou empresas especializadas.
Como em todas as áreas, o mais importante nesse caso é ter um suporte técnico à altura do desafio, para poder tomar as melhores decisões no momento de realizar investimentos.
A empresa pode buscar informações com os profissionais da equipe interna de TI.
Também procurar no mercado organizações e consultorias especializadas em implantação e ferramentas de BI.
Outra opção é realizar a contratação de profissionais especialistas na área.
Com isso, a utilização de business intelligence na empresa vai acontecer com maior segurança e confiabilidade.
Quais cuidados devo ter ao trabalhar com business intelligence?
Como em qualquer implantação, o trabalho com business intelligence também requer cuidados.
Em BI, o ponto chave para o bom funcionamento das ferramentas é a padronização dos dados nas fontes de informação, pois elas são os componentes fundamentais para qualquer projeto de business intelligence.
Então, é importante que a empresa se certifique de que os dados estejam corretos, de que venham de fontes limpas e em bom estado.
Caso contrário, isso pode causar desconfiança no projeto e prejudicar os resultados.
Um outro ponto de atenção é com os stakeholders, as pessoas que relacionam com a empresa.
De nada adianta investir em BI, se existe resistência dos usuários com a tecnologia.
Nesse caso, é importante que eles não se sintam ameaçados pelas ferramentas, que demonstrem confiança nos dados e que vejam os benefícios que a tecnologia trará para o seu dia a dia.
Então, investir em treinamentos pode ser uma solução para evitar um possível descontentamento, alcançando o engajamento em todas as etapas da implementação.
E, finalmente, a empresa deve ter o objetivo do negócio como foco e não apenas “seguir a moda”.
Não é porque o seu concorrente implantou BI que você deve fazer a mesma coisa, utilizar as mesmas ferramentas nos mesmos processos.
Cada organização é única, com suas peculiaridades e o BI é uma solução personalizada.
Então, é essencial avaliar qual é a real demanda da sua empresa, estudar a sua estrutura, seus indicadores, entender quais devem ser utilizados e qual diferencial busca.
A partir daí, escolher quais as melhores ferramentas de BI podem ser implementadas para alcançar objetivos e quais os recursos necessários para isso.
Dessa forma, evita gastos desnecessários e aproveita todos os benefícios que os processos de business intelligence podem oferecer.
Devo possuir algum tipo de autorização legal para trabalhar com business intelligence?
Não é necessário que a empresa possua um tipo de autorização legal para trabalhar com business intelligence.
O essencial para poder atuar com BI é ter uma equipe certificada, que conheça as ferramentas, os processos, as metodologias de business intelligence e, principalmente, que entenda sobre negócios.
Além disso, caso seja uma empresa focada em trabalhar apenas com BI, é importante que ela possua as autorizações de fabricantes das ferramentas para a comercialização e implantação delas.
Business intelligence é útil para todos os ramos?
Não há restrições para se favorecer do business intelligence.
Empresas de qualquer segmento de mercado podem utilizar o BI para auxiliar no desenvolvimento de processos e melhorar a tomada de decisão.
Elas também podem utilizar o BI para avaliar a criação de novos produtos, diminuir a ocorrência de erros, remover itens do mercado, aumentar o poder de negociação e a eficiência no dia a dia.
Ou seja, como vimos ao longo do artigo, o business intelligence pode ser um grande aliado para as organizações, desde que bem implementado e que sejam utilizadas as ferramentas adequadas.
Não importa o ramo de atuação da empresa. O que conta no momento de decidir implementar o BI é analisar o que melhor se encaixa na realidade da organização.
Em empresas de grande e médio porte, ele pode ser essencial para ajudá-las a permanecer no mercado e, até mesmo, incentivar o seu crescimento e desenvolvimento.
Nas pequenas, o business intelligence precisa apenas que a organização possua um processo fixo para que possa ser iniciada a coleta e análise das informações, melhorando a gestão como um todo.
Conclusão
Em um mundo cada dia mais globalizado e tecnológico, saber utilizar as tecnologias a seu favor pode ser o diferencial que faltava para a sua empresa.
E o business intelligence é um dos processos que, como vimos, permite às organizações gerir os negócios de maneira mais assertiva e ágil, melhorando a tomada de decisões.
Além de ser um grande aliado para corrigir erros, encontrar gargalos, melhorar processos e aumentar a produtividade.
Engana-se quem acredita que apenas empresas de tecnologia podem se beneficiar desse conceito. Companhias de todos os ramos podem utilizar o BI a seu favor.
Agora que você já sabe dos benefícios que o business intelligence pode trazer para as empresas, que tal conhecer as suas ferramentas e descobrir na prática as suas vantagens?
Se você já utiliza o BI, não deixe de compartilhar a sua experiência nos comentários. Caso prefira, entre em contato.
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