O fluxo de caixa representa uma ferramenta básica para qualquer negócio, formalizado ou não.
E é assim porque permite ao seu gestor começar a assumir o controle das finanças, um tema por vezes espinhoso, especialmente para empreendedores de primeira viagem.
Por mais que a tarefa assuste em um primeiro momento, não se pode negligenciar o compromisso.
Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), um a cada quatro negócios fecha antes de completar dois anos.
Entre as razões para essa mortalidade precoce, está justamente a falta de controle do dinheiro que pertence à organização.
Quem deseja fugir essa armadilha precisa conhecer o que é fluxo de caixa e como aplicar a ferramenta no dia a dia.
É sobre isso que iremos tratar ao longo deste artigo.
Quando bem utilizado, o fluxo de caixa é um grande aliado para o crescimento da empresa e ainda melhora a sua saúde financeira.
Quer saber mais? Continue a leitura!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão que possibilita o acompanhamento das finanças, seja da empresa ou do orçamento pessoal e familiar.
Ela é, basicamente, um instrumento que permite o gerenciamento financeiro.
Utilizado para organizar e controlar o fluxo de entrada e saída de dinheiro do caixa, possibilita um acompanhamento mais detalhado da movimentação financeira.
Por essa razão, assume caráter obrigatório em qualquer empresa.
Em sua forma básica, o fluxo de caixa as seguintes informações:
- Recebimentos
- Pagamentos
- Previstos (estimativas de receitas e despesas).
Com os dados em mãos, o gestor tem acesso ao histórico financeiro da empresa, pois nele ficam registradas todas as movimentações realizadas.
São exemplos: recebimentos de clientes, juros de investimentos, pagamentos, compras, despesas com pessoal, todos os ganhos e os gastos registrados em determinado período.
Isso permite ter um cenário real da saúde financeira do negócio, identificando erros e possíveis gargalos.
Ou seja, a ferramenta é a responsável pelo desenvolvimento, controle e projeção dos negócios, pois permite mensurar o resultado financeiro presente e os lançamentos e investimentos futuros.
É obrigatório ter fluxo de caixa em meu negócio?
Legalmente, o fluxo de caixa não é um instrumento exigido de todo e qualquer negócio.
Por outro lado, ao considerar o potencial da ferramenta, podemos reafirmar que, sim, ele é obrigatório para a gestão financeira.
Para entender melhor, vale traçar uma analogia com uma construção.
Ou seja, para que ela possa se erguer com solidez, precisa de uma base, de um alicerce bem construído e que empreste a ela a segurança necessária.
É exatamente esse o papel do fluxo de caixa dentro de uma empresa.
Conhecer as suas finanças, controlar o que entra e sai, são fatores fundamentais para a elaboração de estratégias de crescimento e para conseguir se manter no mercado.
Quando o tema é a gestão de risco de qualquer empresa, o fluxo de caixa é tido como foco principal.
É isso que mostra uma pesquisa realizada pela Deloitte.
Segundo esse estudo, 90% dos executivos e profissionais dizem que essa ferramenta é essencial no gerenciamento de riscos dos negócios.
Ela é o ponto de partida para qualquer análise financeira que venha a ser realizada, permitindo ao empresário planejar os próximos passos e controlar todas as movimentações.
Por que fazer um fluxo de caixa?
O fluxo de caixa permite uma visão financeira da empresa não apenas do momento presente, mas também do futuro.
Ela possibilita uma avaliação mais precisa de como estará a disponibilidade de recursos e da própria liquidez da empresa em períodos determinados (semana, mês, trimestre etc.).
A ferramenta oferece maior tranquilidade ao empreendedor, pois permite tomar decisões importantes de forma antecipada e mais assertiva.
Entre elas, podemos citar:
- Reduzir despesas sem comprometer o lucro
- Planejar investimentos
- Organizar promoções para desencalhar estoque
- Planejar a solicitação de empréstimos
- Negociar prazos com fornecedores
- Organizar o pagamento de dívidas
- Captar novas fontes de financiamento
- Planejar a expansão dos negócios
- Aumentar a produção
- Verificar a necessidade de reajuste de preços.
É também a partir desse instrumento que o gestor pode identificar oportunidades de economizar, superar crises e fazer investimentos para sobreviver ou crescer, seja qual for o seu objetivo.
O fluxo de caixa é também uma excelente ferramenta para atrair investimentos, já que o seu resultado costuma ser considerado na decisão por aportar ou não recursos em determinada empresa.
Como fazer um fluxo de caixa?
Existem diferentes formas de criar e manter um fluxo de caixa.
É possível começar com o básico, como uma planilha de Excel.
Mas já existem ferramentas que automatizam a tarefa, o que agrega confiança aos resultados, além de liberar o gestor para dedicar atenção a outras prioridades.
O mais importante, contudo, é garantir que sejam registradas todas as receitas e despesas do negócio.
Saiba mais sobre esse e os demais passos necessários para aproveitar o melhor desse instrumento de gestão.
1. Adote estratégias de diferenciação
É preciso diferenciar o que é despesa e o que é receita.
Além disso, é interessante indicar por cores ou símbolos o que está positivo ou negativo.
Tudo isso ajuda a identificar os dados de forma fácil e rápida, facilitando a visualização das entradas, saídas, investimentos e outras movimentações.
2. Separe custos fixos e variáveis
São chamados de custos fixos aqueles que não são modificados conforme o volume de produção do negócio.
O aluguel do espaço comercial é um exemplo.
Já os variáveis, como o nome sugere, mudam mês a mês.
É o caso da compra de insumos utilizados como matéria-prima em uma indústria.
Para não deixar nada de fora, é importante listar todas as despesas, desde contas de consumo até compras realizadas.
3. Crie categorias
Este é um dos pontos mais importantes do fluxo de caixa, pois as categorias são a base para a criação dos relatórios.
Trata-se de um detalhamento dos custos que você levantou no passo anterior.
É o que permite, por exemplo, identificar em qual área a empresa está gastando mais e avaliar se esse gasto é justificado ou não.
Uma divisão possível das despesas, por exemplo, considera os custos administrativos (papelaria, telefone e salários), comerciais (marketing e comissões) e financeiros (juros, multas e impostos).
4. Contas a receber
Nem só de despesas é feito um fluxo de caixa.
Até porque você precisa saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo, certo?
Então, organize os valores que ela tem a receber, ainda que a sua realização ocorra de forma parcelada.
Sem saber a previsão do caixa, empreendedor algum consegue investir na manutenção e crescimento do negócio.
Como calcular o fluxo de caixa para o meu negócio?
Ao seguir os passos que acabamos de destacar, você já tem o que precisa para dar início ao cálculo do fluxo de caixa.
A partir dos registros de saídas e entradas financeiras é que o saldo é conhecido.
Fazendo isso diariamente, você mantém um controle rígido e reduz bastante a chance de ter problemas com imprevistos.
Fórmula do fluxo de caixa
Tudo começa com o cálculo do lucro operacional.
Ele nada mais é do que a diferença entre o lucro bruto e as despesas do seu negócio.
Em seguida, é hora de adicionar ao cálculo a depreciação e outros ajustes de despesas.
Esse valor é chamado de EBITDA (Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization).
Ou seja, é o lucro antes do desconto de juros, impostos, depreciação e amortização.
Depois, basta subtrair o valor dos impostos em relação ao lucro e os investimentos.
O valor obtido será o seu fluxo de caixa livre.
Veja como funciona:
- (=) receitas líquidas
- (-) custos de vendas
- (-) despesas operacionais
- (=) EBIT
- (+) depreciação e outros ajustes de despesas
- (=) EBITDA
- (-) impostos em relação ao lucro
- (=) montante gerado com as vendas
- (-) investimentos (permanentes e circulantes)
- (=) Fluxo de Caixa Livre.
Qual a melhor hora para fazer meu fluxo de caixa?
Não existe o momento ideal para fazer o fluxo de caixa – o mais importante é começar.
Empresas com movimentação financeira diária devem integrar esse exercício à rotina, o que implica utilizar a ferramenta ao final de cada expediente.
Quando um sistema automatizado é escolhido, o fluxo de caixa vira um esforço permanente da empresa, o que qualifica a tomada de decisão.
Mas mesmo quando a tecnologia não está disponível, cabe ao gestor se dedicar à tarefa e realizá-la de modo manual.
Somente com todas as receitas e despesas registradas, por menores que sejam, é que o cenário financeiro real será conhecido.
Vale a pena também fazer um fluxo de caixa pessoal?
Pelas mesmas razões que uma empresa se favorece do fluxo de caixa, usar o instrumento no controle financeiro pessoal também é vantajoso.
Inclusive, pode ser uma ótima maneira de controlar a renda para realizar sonhos.
Quando você sabe exatamente quanto ganha e quanto gasta, consegue adequar seus hábitos e planejar melhor o futuro.
Lembrando que um orçamento organizado é o primeiro passo para definir como usar seu dinheiro.
Talvez seja necessário reduzir o cafezinho na padaria de todas as manhãs, ou a frequência com que vai ao cinema todos os meses.
Mas essa é uma decisão que precisa ser tomada com embasamento – e não a partir de achismos.
Assim, se você acha que pode economizar, vale recorrer ao fluxo de caixa pessoal para confirmar.
Tipos de fluxo de caixa
Especialmente no âmbito empresarial, existem diversos modelos de fluxo de caixa.
Cada um possui uma forma de apresentar a situação financeira encontrada.
Abaixo, vamos falar dos principais.
Fluxo de caixa projetado
Esse modelo trabalha com projeções e tem por objetivo prever as receitas e os gastos.
Ou seja, não utiliza os valores que já foram colocados ou retirados do orçamento.
O fluxo de caixa projetado auxilia o gestor a planejar as ações futuras, tendo como base as contas atuais.
A partir delas, ele realiza uma média e projeta os resultados para formar uma visão futura do seu negócio.
Isso permite projetar pagamentos e recebimentos a serem realizados, efetuar ajustes no uso de recursos, planejar investimentos, entre outros.
Dentre as suas vantagens, podemos destacar:
- Análise mais ampla do cenário financeiro atual e futuro
- Previsão sobre imprevistos e sazonalidades do mercado
- Planejamento mais preciso e elaborado das atividades financeiras
- Maior controle das finanças da empresa e do gerenciamento do giro de capital
- Atenção sobre a liquidez da empresa .
Fluxo de caixa indireto
O fluxo de caixa indireto é um método que tem como base a análise dos lucros e prejuízos do período apontado no Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
Ele utiliza o balanço patrimonial para contabilizar o lucro e, em seguida, realiza o reajuste a partir da amortização e depreciação.
O método não trabalha com dados diretos, mas com contas – operações, investimentos e financiamentos.
Entre as suas vantagens, podemos destacar:
- Foco está em diferenciar o lucro e o caixa que foi gerado em cada operação, o que permite verificar de forma mais clara a posição financeira da empresa, tendo como base suas operações
- Cria uma ligação entre os fluxos de caixa e apresenta os resultados e a posição financeira do empreendimento.
Fluxo de caixa direto
É a metodologia mais utilizada por considerar as operações financeiras de forma bruta – ela ignora qualquer desconto.
O seu principal objetivo é disponibilizar diariamente as informações de caixa, organizando-as de acordo com sua natureza contábil.
Ou seja, os recebimentos e pagamentos são estruturados tendo como base critérios técnicos.
Sua principal vantagem é que, por estar categorizado dessa forma, esse fluxo de caixa elimina qualquer interferência da legislação fiscal.
Além deste, outros benefícios do fluxo de caixa direto são:
- Facilidade na administração financeira e eliminação de problemas em investimentos, financiamentos ou nos setores operacionais
- Apresenta, de forma clara e objetiva, como a empresa pode gerar mais lucro e melhorar seu crescimento
- É de fácil entendimento.
Fluxo de caixa incremental
Esse modelo leva em conta as entradas e saídas de recursos da empresa de acordo com o lançamento de um projeto.
Ele avalia a rentabilidade e a viabilidade econômica desse empreendimento para o negócio ao apresentar a renda gerada por ele ao longo de sua vida útil.
Por meio da análise dos resultados obtidos, o gestor pode identificar se o projeto em questão é relevante ou não para a empresa.
Para tanto, alguns aspectos devem ser levados em consideração no momento da construção do fluxo de caixa incremental:
- Valor do investimento a ser realizado para a execução do projeto
- Vida útil de cada componente do investimento
- Valor da receita esperada para o projeto, ano a ano
- Evolução dos custos fixos e variáveis previstos para cada ano
- Valor que se espera recuperar com o projeto
- Efeitos da inflação e fiscais.
O que fazer com um fluxo de caixa negativo?
Imagine o seguinte cenário: uma empresa superou sua meta de vendas, estava em pleno crescimento, mas, por causa da crise, seus clientes começaram a atrasar os pagamentos.
O problema é que as despesas fixas, como as contas de luz, aluguel e internet continuam chegando.
Também será preciso pagar fornecedores.
Com isso, ao avaliar o fluxo de caixa, o gestor percebe que o saldo atual não será suficiente e a empresa fechará o mês com o caixa negativo.
E agora? O que fazer?
O primeiro passo é manter a calma e verificar quanto terá de dinheiro no curto, médio e longo prazo? Qual o prazo dos pagamentos? Será preciso buscar financiamentos?
Fechar o mês no vermelho é normal. Acontece com muitas empresas.
O ideal para evitar que isso ocorra é fazer um planejamento financeiro e uma projeção de fluxo de caixa.
Mas agora que o problema já ocorreu, veja o que fazer.
1. Seja realista
O controle das contas a pagar muda totalmente.
Não há surpresas quanto às saídas, mas as entradas nem sempre se confirmam, o que dificulta a previsibilidade de receitas.
O risco de inadimplência e atraso de clientes pode aumentar, então, avalie o histórico de cada um para utilizar em sua previsão.
É essencial que seu fluxo seja realista.
Por isso, exclua da sua projeção as entradas arriscadas e deixe-as à parte.
2. Estabeleça um processo de cobrança
É importante colocar uma pessoa para realizar a cobrança de clientes devedores.
Para tanto, crie um processo com regras claras, que tenha uma certa flexibilidade de pagamento, mas que aponte em quais momentos você precisará tomar medidas administrativas e judiciais.
3. Negocie
Sente e converse com seus parceiros para negociar prazos.
Podem ser fornecedores, prestadores de serviço ou, até mesmo, o proprietário do imóvel que você aluga.
Mas lembre que é preciso assumir apenas compromissos que puder honrar.
Se não for assim, além de quebrar a relação de confiança, você acaba perdendo um parceiro valioso.
4. Avalie o que pode atrasar
Você está no vermelho, mas as contas continuam chegando.
É momento de sentar e avaliar quais serão as prioridades de pagamento.
Sempre escolha pagar primeiro aquelas que podem interferir na sua operação e as que podem gerar maiores valores em juros e multa por atraso.
5. Reestruture os gastos
Avalie seus gastos e veja o que pode ser cortado ou melhorado para a operação se tornar mais enxuta.
Pode ser a troca de fornecedor, de local de funcionamento, de plano de saúde, um novo plano de telefonia, entre outras opções.
Aproveite e reveja contratos de fornecimento, principalmente os mais antigos.
Ferramentas para ajudar no controle de seu fluxo de caixa
Existem diversas ferramentas no mercado que podem ajudar a organizar e controlar de forma eficiente o fluxo de caixa.
Algumas funcionam de forma independente e podem ser utilizadas em qualquer computador ou sistema.
Outras podem ser integradas à softwares ou sistemas que possuem módulos financeiros.
As mais tradicionais são as famosas planilhas e tabelas.
São as ferramentas mais comuns para o controle de fluxo de caixa e, normalmente, dividem as movimentações em quatro colunas:
- Descrição dos registros de lançamento
- Data dos registros
- Dados de recebimentos e outras entradas
- Lançamento das saídas.
Elas também trazem campos para inclusão de informações sobre os valores que estão nas contas bancárias.
Se pode investir um pouco mais, existem diversos softwares de gestão financeira disponíveis no mercado.
São ferramentas que automatizam o lançamento dos dados e, assim, aumentam a eficácia e a confiabilidade das informações.
Além disso, otimizam o trabalho de quem mexe com o fluxo de caixa, uma vez que diminuem a necessidade da realização de registros manuais.
Esses softwares também emitem relatórios e avaliações baseadas nos dados lançados e ainda fornecem indicadores de desempenho sobre os resultados financeiros.
Alguns funcionam de forma integrada com diferentes setores da empresa, o que permite que colaboradores de outros departamentos façam lançamentos de despesas e receitas.
Conclusão
Não há dúvidas de que o fluxo de caixa é muito mais do que uma simples ferramenta para lançamento de receitas e despesas.
Ele é um instrumento de gestão que permite ao empresário conhecer a saúde financeira da sua empresa, planejar as ações futuras e ainda ajuda a identificar pontos de atenção e oportunidades de economia.
Ao longo do artigo, você também conheceu os principais tipos de fluxo de caixa, para que servem e quais as suas vantagens.
Além disso, descobrimos como enfrentar o problema de ter um fluxo de caixa negativo e as principais ferramentas para ajudar no seu controle.
Então, agora que você já sabe o que é o fluxo de caixa e como criar um para a sua empresa, que tal colocar as dicas desse artigo em prática?
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